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Circuito de los documentos de compras

Circuito documental en el Área de Compras

INTRODUCCIÓN

Quería hablaros sobre el circuito documental en el Área de Compras, es decir, cómo circula la documentación administrativa de las Compras dentro y fuera de la empresa simulada y cómo dar fluidez a dicho circuito.

En este artículo me voy a centrar en el Área de Compras. En próximos artículos os iré desgranando el resto de departamentos.

Como ya he comentado en otras ocasiones, en el Departamento Comercial se pueden distinguir dos áreas bien diferenciadas: el Área de Compras y el Área de Ventas.

En el caso del Área de Compras, el/los alumnos que ocupan este puesto tienen como tareas principales las siguientes:

  • Realizar las compras necesarias para mantener abastecido su almacén.
  • Realizar otras compras de productos/servicios.
  • Controlar el nivel de stocks.

En el proceso de compra, la documentación que entra en juego y el flujo que sigue la misma sería el siguiente:

DOCUMENTOS

Presupuesto

Este paso no tiene porqué darse siempre, aunque es interesante que los alumnos de vez en cuando utilicen este documento.

Por ejemplo, podemos plantearles que, si vamos a hacer un pedido importante a una empresa, nos hagan un presupuesto previo, e incluso, solicitar algún tipo de descuento. El alumno de Compras de la empresa A pide el presupuesto al alumno de Ventas de la Empresa B. Una vez elaborado, se lo remitirá a la Empresa A.

Pedido

Si todo es conforme, Compras de la Empresa A confeccionará el pedido y se lo remitirá a Ventas de la Empresa B.

Albarán

El alumno de Compras de la Empresa A recibirá un albarán que deberá comprobar.

En la Simulación de Empresa no existe, evidentemente, una entrega real de mercancía. Esta entrega se simula mediante el albarán.

Con este documento, si es correcto, se le dará entrada en almacén a los productos como si realmente hubiesen llegado físicamente. El Albarán debe ser igual al Pedido en artículos, cantidades y precios. Si hay cualquier diferencia, deberá pedirse información al respecto a la Empresa B.

Una vez cotejado el albarán con el pedido, el alumno de Compras de la Empresa A debería dar su conformidad. Este paso, aunque no es obligatorio (de hecho en la vida real hay empresas que esperan esta conformidad para facturar y otras facturan sin más), sí es interesante, ya que así el trabajo está mucho mejor organizado y controlado.

Esta conformidad se puede realizar de varias maneras. Por ejemplo, enviando un correo electrónico indicando que el albarán nº XXX de la fecha XXXX es correcto y que pueden pasar a facturar.

Factura

Una vez que Compras de la Empresa A recibe la factura, el alumno también deberá revisar tanto las condiciones comerciales (precios, descuentos, forma de pago…) como el aspecto fiscal (que tenga todos los datos de ambas empresas, que el tipo de IVA aplicado sea el correcto…).

Una vez revisada, si hay incidencias en la misma, el alumno de Compras de la Empresa A deberá solicitar la subsanación de las mismas a Ventas de la Empresa B. Si, por el contrario, todo es correcto, el alumno de Compras entregará la factura al Departamento de Contabilidad de su empresa.

CONCLUSIÓN

Es interesante que este circuito documental en el Área de Compras no se interrumpa. Por ello, es tarea del docente revisar que no se queden en la bandeja de dicho departamento los documentos bloqueados durante demasiado tiempo. Hay que reclamar la continuidad del proceso a la otra empresa.

Y ya por último, recomendamos que se realicen pedidos a todas las empresas de la RED, ya que esto redundará en un incremento de la actividad de todos los departamentos de nuestra empresa simulada. Y sobre todo, hay que ser «generosos» con las empresas que nos compran a nosotros. Si a cada empresa que nos compra, le compramos nosotros también, todo funcionará. ¡Esto es una cadena!

Si ya perteneces a nuestra Red de Empresas Simuladas SimulaRED, habrás podido comprobar que si el trabajo fluye, la Metodología de Simulación de Empresas adquiere un realismo muy muy interesante. Y si no perteneces aún…¡¿a qué estás esperando?! Contacta con nosotros e infórmate sobre nuestra Plataforma de Simulación de Empresas.

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